Hoe we omgaan met jouw gegevens

Coach Pim ("wij", "we") biedt een AI-afslankcoach aan via WhatsApp. Voor deze dienst verwerken we persoonsgegevens — waaronder gegevens over je gewicht en leefstijl. We nemen dat serieus. Dit beleid legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. Het is van toepassing op iedereen die via WhatsApp met Pim chat en/of de bijbehorende webpagina's (zoals je accountpagina) gebruikt.

Welke gegevens we verzamelen

• Contact- en profielgegevens — je telefoonnummer (via WhatsApp), naam, leeftijd en geslacht.
• Gezondheids- en leefstijlgegevens — je startgewicht, streefgewicht, wekelijkse weegmomenten, eetpatroon, alcoholgebruik, beweging en andere gewoontes die je met Pim deelt, voor zover relevant voor de coaching.
• Gespreksgegevens — de inhoud van je WhatsApp-gesprek met Pim, zodat hij context onthoudt en gericht kan coachen.
• Foto's — stuur je Pim een foto (bijvoorbeeld van je eten), dan wordt die eenmalig door het AI-model bekeken (zie Anthropic hieronder). De foto zelf bewaren wij niet; we bewaren alleen een korte beschrijving van wat erop staat (en een ruwe schatting), als onderdeel van je gesprek. Staan er personen of documenten op een foto, dan kan het model die zien; stuur dus geen foto's die je niet wilt delen.
• Dagboek (eten, drinken en beweging) — kies je ervoor dat Pim dit voor je bijhoudt, dan bewaren we wat je hem stuurt over wat je eet, drinkt en doet, met een ruwe schatting van de calorieën en je dagelijkse calorie-doel. Dat staat in je dagboek op je accountpagina, waar je het kunt aanpassen, downloaden en verwijderen. Je kunt op elk moment stoppen door het Pim te laten weten in de chat. Bij signalen van een eetstoornis of zwangerschap houdt Pim geen calorieën bij.
• Wat Pim over je leven onthoudt — belangrijke dingen die je vertelt: mensen om je heen (zoals je partner of kinderen, met naam en relatie), blijvende omstandigheden die het advies bepalen (zoals een blessure of allergie) en dagen die elk jaar terugkomen (zoals een verjaardag). Dit gaat dus ook over anderen dan jou; we leggen alleen vast wat jij zelf vertelt en wat nodig is om je te coachen.
• Afgeleide gegevens — uit je gesprekken leiden we af hoe je het liefst wordt aangesproken (toon, humor, directheid), op welke momenten je meestal bereikbaar bent en hoe vaak je reageert op berichten van Pim, en of er signalen zijn waarmee Pim voorzichtiger moet zijn (bijvoorbeeld rond zwangerschap, een medische aandoening of een eetstoornis). Dit gebeurt geautomatiseerd en wordt gebruikt om de coaching aan te passen; er worden geen besluiten met rechtsgevolgen op gebaseerd. Een beheerder kan dit inzien en corrigeren.
• Toegangs- en beheergegevens — bij beheer van de dienst worden toegangen tot jouw gegevens (tijdstip en IP-adres van de beheerder of beheertool) 90 dagen bijgehouden om misbruik te kunnen opsporen.
• Gebruiksgegevens — je weekplan, doelen, check-ins en voortgang zoals vastgelegd tijdens de coaching.
• Betaalgegevens — abonnementsplan, betaalstatus en factuurgegevens (bedrag, datum, factuurnummer). Je kaart- of bankgegevens zelf komen nooit bij ons binnen — die verwerkt onze betaalprovider Mollie rechtstreeks.
• Technische gegevens — functionele cookies om je sessie en (op je eigen toestel) je accountpagina te herkennen. Zie "Cookies" hieronder.

Waarom we deze gegevens gebruiken

• Om de coaching-dienst te leveren: je weekplan samenstellen, check-ins sturen en met je meedenken (uitvoering van de overeenkomst).
• Om je abonnement te innen en betalingen te verwerken (uitvoering van de overeenkomst / wettelijke verplichting).
• Om de dienst te verbeteren en technische problemen op te lossen (gerechtvaardigd belang).
• Om aan onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen te voldoen (wettelijke verplichting).

Gegevens over je gewicht, eetpatroon en andere leefstijlfactoren kunnen onder de AVG gelden als bijzondere (gezondheidsgerelateerde) persoonsgegevens. We verwerken deze alleen omdat jij ze zelf en actief met Pim deelt, met als doel jou te coachen — en gaan ervan uit dat je daarmee instemt zodra je het gesprek met Pim start. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken door te stoppen met de dienst en verwijdering van je gegevens aan te vragen (zie "Jouw rechten").

Met wie we gegevens delen

We verkopen jouw gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren:

• Meta / WhatsApp — voor het versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten.
• Anthropic (makers van het AI-model Claude) — verwerkt de inhoud van je gesprek, de dingen die Pim over je onthoudt (inclusief namen van mensen om je heen) en foto's die je stuurt, om Pim's reacties te genereren. Anthropic is een partij buiten de EU; zie de verwerkersafspraken en doorgiftegaranties van Anthropic voor de voorwaarden.
• Mollie — voor het verwerken van betalingen en incasso's.
• Onze hostingpartij — voor het technisch draaiend houden van deze dienst.

Met elke partij die namens ons persoonsgegevens verwerkt, hebben we (of sluiten we) een verwerkersovereenkomst zoals de AVG vereist.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren je gegevens zolang je gebruikmaakt van de coaching. Technische logboeken en meldingen voor de beheerder worden na 90 dagen (logboeken) of 30 dagen na lezen (meldingen) opgeruimd. Vraag je je profiel te laten verwijderen (zie hieronder), dan verwijderen we je gesprekken, weegmomenten, doelen, dagboek en instellingen. Betaalgerelateerde gegevens (zoals facturen) bewaren we daarna nog zo lang als de wet voorschrijft — in Nederland is dat voor boekhoudkundige gegevens wettelijk 7 jaar.

Cookies

Onze webpagina's (zoals je accountpagina) gebruiken alleen functionele cookies: een sessie- en beveiligingscookie, en een cookie die — alleen als je daarvoor zelf via je persoonlijke link inlogt — dit toestel onthoudt zodat je niet steeds opnieuw hoeft in te loggen. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies, en vragen daarom ook niet om cookietoestemming.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, zoals versleutelde verbindingen en toegangsbeperking tot alleen de mensen die het nodig hebben om de dienst te kunnen leveren.

Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je vraagt dit simpelweg aan via het gesprek met Pim op WhatsApp, of door een e-mail te sturen naar info@webbix.nl. We reageren binnen vier weken.

Minderjarigen

Coach Pim is bedoeld voor volwassenen (18 jaar en ouder). Geeft iemand aan jonger te zijn, dan stopt de coaching meteen en sturen we niets meer; je kunt (of een ouder kan) vragen om de reeds ontvangen gegevens te laten verwijderen.

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de dienst of de wet. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.

Contact

Vragen over dit privacybeleid of over je gegevens? App met Pim, of mail naar info@webbix.nl.